8 Keterampilan Manajemen Proyek Penting untuk Pekerjaan Produktif

Setiap manajer proyek memiliki kekuatan dan kelemahannya masing-masing. Namun, untuk menjadi benar-benar produktif, Anda harus memiliki perpaduan keterampilan manajemen proyek yang dapat beradaptasi dan siap untuk situasi apa pun.

Tidak ada proyek yang sama, terutama ketika bekerja dengan pemangku kepentingan yang berbeda, anggota tim, pihak ketiga, dan tantangan baru di setiap momen.

Manajer proyek dan pekerja dari semua jenis harus belajar dengan cepat dan mudah beradaptasi, jadi sangat penting Anda tidak hanya memiliki keterampilan manajemen proyek ini, tetapi juga bahwa Anda selalu bekerja untuk meningkatkannya. ^[1]

Memiliki keterampilan manajemen proyek yang penting ini memungkinkan Anda untuk bekerja secara produktif dan profesional. Mereka tidak hanya akan membantu Anda secara pribadi, tetapi juga dalam meningkatkan tim dan, pada akhirnya, proyek itu sendiri.

1. Perencanaan

Jika Anda bukan perencana yang baik, maka Anda tidak akan menjadi sangat produktif.

Perencanaan adalah segalanya dalam manajemen proyek karena mencakup semua tanggung jawab manajer proyek, mulai dari rencana proyek, manajemen risiko, anggaran, waktu Anda dan orang-orang di sekitar Anda.

Anda harus dapat melakukan tingkat perencanaan yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan orang yang tepat. Manajer proyek yang selalu memanggil tim bersama untuk membuat rencana baru akan dengan cepat kehilangan kepercayaan tim yang ingin menyelesaikan pekerjaan.

Manajer proyek harus dapat menilai kapan harus merencanakan secara rinci dan seberapa jauh, versus perencanaan jangka pendek yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan rencana secara bertahap.

Mampu mencapai keseimbangan antara rincian perencanaan jangka panjang dan perencanaan tambahan jangka pendek adalah keterampilan tersendiri. Setelah Anda dapat memasukkan tim ke dalam aliran alami perencanaan inkremental, yang mencakup pekerjaan yang diperlukan untuk manajemen risiko dan manajemen ketergantungan, Anda akan berada di tempat yang tepat sebagai manajer proyek.

Ketika tim memasuki aliran ini, mereka akan menjadi yang paling produktif.

Menjadi perencana yang hebat juga membutuhkan keterampilan dalam manajemen tugas karena jika Anda tidak produktif, pekerjaan akan menumpuk.

Seorang manajer proyek yang dapat mengelola tugasnya dengan baik memiliki kemampuan untuk mengetahui apa yang harus dikerjakan dan kapan. Berfokus pada apa yang penting daripada apa yang tampaknya mendesak membawa nilai tertinggi pada proyek.

2. Kemampuan beradaptasi

Sebagai manajer proyek, salah satu keterampilan penting adalah kemampuan untuk beradaptasi ^[2]dengan situasi atau lingkungan saat ini. Selama proyek yang sibuk, tidak ada satu hari pun yang sama, jadi Anda harus siap untuk apa pun yang datang pada Anda.

Itu bisa berupa perubahan arah proyek, rekan satu tim memanggil orang sakit, pertanyaan bidang kiri tentang proyek dari pemangku kepentingan, atau diminta untuk datang dan mempresentasikan pembaruan pada menit terakhir.

Anda perlu mengharapkan sesuatu terjadi yang tidak Anda rencanakan sehingga ketika itu terjadi, Anda dapat memahaminya dengan pikiran tenang dan kemudian mengambil tindakan yang tepat.

Dalam manajemen proyek, Anda biasanya tidak dinilai berdasarkan apa yang baru saja terjadi, tetapi apa yang Anda lakukan selanjutnya untuk membawa resolusi pada situasi itu.

Juga bersiaplah untuk menyesuaikan cara Anda menyajikan dan berkomunikasi setiap hari. Misalnya, cara Anda berbicara dengan rekan satu tim kemungkinan akan sangat berbeda dengan cara Anda berbicara dengan CEO, Pengawas Keuangan, atau pemangku kepentingan proyek.

3. Pemecahan Masalah

Ketika Anda seorang manajer proyek, semua orang mengharapkan Anda memiliki semua jawaban. Ini bisa sangat menakutkan karena Anda tidak akan pernah tahu segalanya atau sebanyak rekan satu tim tentang tugas atau keahlian khusus mereka.

Apa yang Anda harapkan dapat lakukan adalah memecahkan masalah untuk setiap aspek proyek. Ini bisa menjadi masalah seperti anggaran yang terbakar terlalu cepat, konflik tim, klien yang menuntut, atau penundaan proyek.

Untuk menjadi pemecah masalah yang hebat, Anda memerlukan keahlian materi pelajaran yang cukup di seluruh proyek untuk dapat menggali dan menyelidiki untuk mengetahui di mana masalahnya sebenarnya. Anda kemudian dapat menggunakan teknik pemecahan masalah yang berbeda untuk memecahkan masalah ini juga.

Sebagai manajer proyek, Anda harus selalu selangkah lebih maju dari masalah karena Anda perlu memikirkan bagaimana hal itu akan berdampak pada keseluruhan proyek. Pendekatan pemikiran sistem untuk pemecahan masalah ini adalah keterampilan penting untuk dikembangkan karena Anda tidak ingin memperbaiki satu masalah jika itu hanya menyebabkan masalah lain di tempat lain.

4. Komunikasi

Anda harus menjadi komunikator yang jelas dan langsung sebagai manajer proyek, baik itu lisan atau tertulis saat Anda bekerja dengan peran tim dan pemangku kepentingan yang beragam, semuanya berbeda dalam senioritas.

Kunci untuk menjadi komunikator yang hebat adalah dengan menyederhanakan apa yang Anda bagikan sehingga anggota tim, klien, atau manajer dapat mengambil informasi tersebut dan menindaklanjutinya.

Manajer proyek ada di sana untuk menjaga agar informasi yang tepat mengalir ke orang yang tepat dan pada waktu yang tepat.

Informasi yang tepat juga dapat berarti jumlah informasi untuk penerima, karena laporan untuk CEO mungkin perlu tingkat tinggi dan singkat apakah itu tertulis atau lisan karena biasanya membutuhkan waktu.

Namun, pembaruan untuk manajer Anda mungkin memerlukan detail karena mereka memerlukan lebih banyak konteks sehingga mereka dapat membantu dan memberi saran.

Konsistensi juga penting dalam hal komunikasi pada proyek Anda, karena anggota tim, manajer, atau klien lain kemudian akan membuat rencana komunikasi dan pembaruan mereka seputar informasi yang Anda berikan.

Memiliki hari yang ditentukan ketika Anda mengkomunikasikan aspek-aspek tertentu dari proyek Anda harus konsisten untuk memungkinkan hal ini terjadi.

Anda juga membutuhkan kemampuan untuk memberikan komunikasi yang tertulis dengan baik, yang bisa dalam bentuk email, laporan, atau presentasi.

Jika keterampilan menulis Anda kurang, maka masalahnya sama dengan tidak dapat berkomunikasi dengan baik secara verbal: penerima tidak akan sepenuhnya memahami apa yang Anda bagikan, atau mereka tidak akan mempercayainya.

5. Keterbukaan untuk Belajar

Cara terbaik untuk belajar sebagai manajer proyek adalah dengan melakukan, atau belajar di tempat kerja seperti yang kadang-kadang dijelaskan. Sayangnya bagi banyak dari kita, belajar di tempat kerja itu sulit karena kita biasanya belajar paling banyak melalui kesalahan kita.

Kesalahan sebagai manajer proyek akan terjadi, dan bagaimana Anda menghadapinya dan belajar dari kesalahan itulah yang membuat Anda menjadi manajer proyek yang hebat.

Retrospeksi adalah bagian besar dari pengembangan diri dan evaluasi untuk Anda dan tim proyek Anda.

Anda harus dapat secara teratur mengambil langkah mundur dan melihat apa yang berhasil dengan baik, apa yang tidak, dan apa yang Anda pelajari darinya.

Anda dapat melakukan ini melalui penjurnalan individu dan retrospektif tim. Menulis jurnal adalah cara alami untuk menangkap pikiran, pelajaran, dan tindakan Anda kapan saja.

Memiliki jurnal dengan Anda setiap saat adalah kuncinya, dan dapat berupa buku catatan atau alat digital. Tangkap pembelajaran Anda sedekat mungkin dengan situasi yang terjadi saat masih segar dalam pikiran. Ini akan memungkinkan Anda untuk menggunakannya lagi di masa mendatang.

Memfasilitasi retrospektif adalah langkah pertama untuk belajar sebagai sebuah tim, tetapi kemudian manajer proyek harus mendukung dan bertindak atas perbaikan ini pasca-retrospektif. Ini membantu membangun moral tim, serta kepercayaan diri Anda sebagai manajer proyek saat Anda membantu tim berkembang.

6. Kesadaran Risiko

Sadar akan risiko ^[3] berarti Anda perlu memikirkan apa yang bisa salah pada suatu proyek, bukan dalam keadaan khawatir dan stres tetapi dalam keadaan fokus dan terkendali.

Anda harus secara teratur memikirkan bagaimana tugas atau alur kerja tertentu akan terlihat dalam beberapa minggu dan bagaimana Anda dapat memastikan tim seproduktif mungkin. Anda juga harus mengetahui apa yang dapat menghentikan mereka dari bekerja dengan tugas, klien, alat, atau anggota tim lainnya.

Manajemen risiko, seperti perencanaan proyek umum, mengharuskan Anda untuk bisa mendapatkan keseimbangan yang tepat antara risiko jangka pendek dan jangka panjang.

Risiko yang mungkin menimpa proyek dalam 6 bulan tidak memerlukan seluruh tim untuk menurunkan alat dan bekerja tentang cara menguranginya hari ini. Namun, penting untuk merencanakan risiko yang mungkin berdampak pada tim dalam satu atau dua minggu.

Manajemen risiko tidak hanya untuk manajer proyek; itu urusan tim. Seorang manajer proyek tidak akan mampu memikirkan setiap risiko atau bagaimana menguranginya. Tim perlu mendukung hal ini untuk meningkatkan produktivitas secara menyeluruh.

Manajer proyek dapat menyelidiki dan memfasilitasi percakapan perencanaan atau dalam pertemuan status dengan pertanyaan seperti:

• Apakah itu sebuah asumsi?
• Apakah ada sesuatu yang dapat menghentikan Anda dari menyelesaikan tugas itu?
• Adakah yang bisa saya lakukan untuk memastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas?

Jenis pertanyaan ini, jika ditanyakan secara teratur, tidak hanya membantu mengelola risiko, tetapi seiring waktu, tim mulai memberikan jawaban tanpa diminta.

7. Kesadaran Komersial

Anda perlu memahami aspek komersial proyek Anda, serta bagaimana anggaran bekerja dalam konteks bisnis Anda yang lebih luas.

Memiliki pemahaman yang mendetail tentang komersialitas memungkinkan Anda untuk mempercepat atau menghindari membuat percakapan yang rumit dalam hal kemungkinan perubahan anggaran.

Mengetahui apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan dengan anggaran akan menghemat waktu Anda, tim Anda, dan pengontrol keuangan Anda dalam jangka panjang.

Perhatikan contoh berikut.

Tim meminta kit pengujian baru karena lebih canggih daripada yang Anda miliki saat ini. Anda memahami manfaatnya, tetapi Anda tahu persis berapa banyak uang yang dapat dihabiskan proyek untuk peralatan eksternal, ditambah alasan mengapa anggaran ini ditetapkan.

Daripada memperpanjang percakapan atau berbicara dengan pengontrol keuangan Anda, Anda dapat menjelaskan kepada tim Anda alasan mengapa mereka tidak dapat membelinya dan memberi mereka pilihan lain.

Sangat mudah terjebak dalam proyek sehari-hari dan tidak cukup memperhatikan pengelolaan anggaran. Anggaran adalah komponen penting dari sebuah proyek karena fakta bahwa jika Anda tidak menghasilkan keuntungan atau mempertahankan profitabilitas, maka itu mungkin tidak dianggap sukses.

Seorang manajer proyek harus mampu menyeimbangkan mengemudi rencana tetapi pada saat yang sama mengelola anggaran. Memiliki pemahaman tentang anggaran memungkinkan Anda untuk kemudian membuat keputusan lebih cepat dan dengan percaya diri ketika berbicara dengan manajer dan pemangku kepentingan Anda.

8. Fasilitasi

Menjadi baik dalam memfasilitasi dapat menjadi perbedaan antara mengadakan pertemuan yang produktif dan menyenangkan dan meninggalkan pertemuan dengan semua orang frustrasi karena kurangnya kemajuan.

Keterampilan fasilitasi memungkinkan Anda mendapatkan ide terbaik dari tim karena anggota tim yang terlibat kemungkinan besar akan angkat bicara.

Fasilitasi yang sangat baik juga membantu mencari tahu mengapa masalah terjadi melalui diskusi kolaboratif.

Memiliki keterampilan fasilitasi yang sangat baik adalah satu hal yang Anda butuhkan saat menjalankan proyek, tetapi memahami tim Anda adalah hal lain. Anda harus mampu mengelola hubungan dalam tim proyek dan, dalam beberapa kasus, menangani konflik.

Seorang manajer proyek harus baik dengan orang-orang untuk dapat memahami dan melihat kekhawatiran, kekuatan, dan kelemahan mereka.

Dengan semua ini, Anda harus dapat memfasilitasi tidak hanya dinamika tim tetapi juga berbagai jenis pertemuan tim, seperti lokakarya perencanaan dan tinjauan proyek.

Fasilitasi bukan hanya tentang bagaimana Anda mengelola lokakarya dan menangani konflik; sebagai manajer proyek, Anda juga perlu menunjukkan empati dan memiliki ketenangan tentang Anda, terutama dalam situasi stres.

Setiap anggota tim memiliki cerita yang berbeda, jadi menunjukkan pemahaman tentang situasi mereka memungkinkan Anda untuk mengelola proyek, tidak hanya dengan jumlah dan tugas, tetapi juga dengan tipe kepribadian.

Garis bawah

Terus menyempurnakan, mengadaptasi, dan meningkatkan keterampilan manajemen proyek ini adalah kunci untuk menjadi tidak hanya manajer proyek yang hebat tetapi juga yang produktif.

Jika Anda tidak memiliki salah satu dari keterampilan ini, dampaknya dapat berupa beberapa masalah mulai terjadi pada proyek Anda, dan meskipun masalah kecil tampaknya dapat ditangani pada saat itu, seiring waktu mereka mulai menjadi sesuatu yang jauh lebih sulit untuk diselesaikan.

Tinjau secara teratur keterampilan manajemen proyek Anda tidak hanya melalui refleksi diri tetapi juga mengumpulkan umpan balik dari rekan kerja dan klien.

Produktivitas adalah tentang bagaimana Anda memaksimalkan keterampilan yang Anda miliki dan menerapkan pendekatan sukses yang Anda ambil. Semakin Anda mengulangi kesuksesan, semakin cepat Anda akan meningkat, dan kecepatan untuk menyampaikannya juga akan meningkat. Mulailah hari ini!